Gestione del "Tempo"

Come ottimizzare la gestione del proprio tempo


"Il tempo è denaro" recita un vecchio detto popolare
che negli anni non ha perso la sua veridicità.


Se il tempo è una risorsa rara e preziosa va gestita con oculatezza,
perciò nelle prossime righe imparerai
ad usare una serie di accorgimenti
che ti aiuteranno ad evitare sprechi o inefficienze.

I PASSO

Come analizzare il tuo tempo
Poniti alcune domande di questo tipo:
quante volte vengo interrotto durante la giornata?
Le mie telefonate sono troppo lunghe?
Sono puntuale o spesso sono in ritardo?
Sono capace di delegare ad altri?
Sono capace di sfruttare le nuove tecnologie per risparmiare tempo?

Compara la successione degli impegni con l'andamento quotidiano delle tue energie. Spesso ci dedichiamo ad un affare quando le nostre attenzioni sono ormai svanite.
Domandati se il carico di lavoro che di solito assumi non è eccessivo.
Una regola d'oro, è saper delegare al momento giusto alla persona giusta. Altrimenti, corri il rischio di non aver tempo per i compiti di maggior rilievo.
Registra minuziosamente la tua giornata.
Annota, ora per ora, ciò che stai facendo e come.
Annota anche i ritardi o le fasi inoperose. 

Ti servirà a migliorare.

II PASSO

Come impiegare il tuo tempo
Dopo aver analizzato il modo in cui abitualmente gestisci il tuo tempo,
giunge il momento di correggerlo.
L'organizzazione anzitutto:
affronta ogni giornata avendo bene in mente cosa ti aspetta in ufficio.
Non accumulare compiti che non ti paiono possibili da eseguire
tutti in una stessa giornata.
Suddividi i compiti che ti aspettano in base alla loro importanza. 

Sfrutta tale ripartizione per distribuire i vari impegni nell'arco della giornata.
Fissa gli appuntamenti più importanti nei momenti in cui sai di poter dare il meglio,
mentre assegna ai momenti vicini alle pause i compiti meno impegnativi.
Delega ai colleghi tutto ciò che non ti deve interessare direttamente.
Usa le pause per attività poco stressanti ma utili:
la lettura dei quotidiani,
uno sguardo alla posta elettronica,
gli scambi di opinioni con i colleghi.
Infine, impara a guardare in maniera critica al tuo lavoro. 

Chiediti sempre se puoi fare qualcosa
in minor tempo senza sacrificare la qualità!

III PASSO

Come usare un'agenda per gestire il proprio tempo
Qual è il migliore amico del manager?
Probabilmente la sua agenda.

E' fondamentale affidarsi all'aiuto di una buona agenda.
In commercio puoi trovare quella che meglio si addice alle tue esigenze.
Abituati a consultare e aggiornare la tua agenda ogni mattina.
Ogni volta che porti a termine un compito, cancellalo dalla pagina
(è un consiglio banale, ma non sottovalutare la soddisfazione
di vedere i tuoi impegni diminuire in modo visibile!)
Dividi gli impegni secondo l'importanza,
così sarà più rapido scegliere su cosa concentrarti.
Completa la lista degli appuntamenti di lavoro con gli impegni familiari
o del tuo tempo libero.

Come utilizzare l'agenda

I PASSO

Come scegliere la tua agenda
In commercio puoi trovare moltissime agende.
Tutte hanno pregi e difetti.

È allora decisivo trovare la migliore per le tue esigenze.
Chiediti a cosa ti serve soprattutto.
In base alla risposta, scegli seguendo anche i questi suggerimenti.

L'agenda classica.
Ha pagine molto spaziose, ciascuna dedicata ad uno specifico giorno.
Perfetta se, oltre a registrare gli appuntamenti,
vi interessa avere sottomano uno spazio per gli appunti.
Inoltre, è semplice da consultare e da conservare.
Il limite?
È forse più complesso gestire altre informazioni
(indirizzi, numeri di telefono ecc.)

L'agenda organizer.
Sono strumenti più moderni e pensati per un uso strettamente personale. L'organizer conserva con efficienza appuntamenti e numeri di telefono.
Ottima anche per pianificare gli impegni,
sia nell'arco della giornata che nella settimana.
Purtroppo lo spazio a disposizione è spesso limitato:
gli appunti devono essere scritti altrove.

L'agenda elettronica.
È l'ultimo grido:
la migliore per memorizzare e recuperare
nomi, indirizzi, appuntamenti e altre informazioni personali.
Forse, però, sono un po' scomode da usare
(con quei tasti così piccoli!) e richiedono una certa pratica.

II PASSO

Come utilizzare l'agenda
Alla base di tutto deve esserci un uso ordinato e meticoloso:
Prendi l'abitudine di consultare e aggiornare la tua agenda ogni mattina:
ti servirà per avere ben chiaro,
con un rapido sguardo, l'elenco degli impegni che ti attendono.
Ogni volta che porti a termine un compito,
cancellalo dalla pagina.
Dividi gli impegni secondo un criterio di importanza.
Se sarai in difficoltà potrai decidere velocemente su cosa concentrarti
e cosa lasciar perdere.
Per ogni impegno fissa un tempo massimo necessario per ultimarlo
(ma lascia anche un margine supplementare per le situazioni impreviste!);
cerca di essere realistico nelle tue previsioni.
Non è una cattiva idea quella di completare l'elenco degli appuntamenti
di lavoro con gli impegni del tempo libero.
Così ti sarà facile trovare un equilibrio tra affari e famiglia.

III PASSO

Come tenere aggiornata l'agenda
Pensa che guaio sarebbe mancare ad un appuntamento
solo perché non lo hai annotato sull'agenda!
È fondamentale tenerla sempre aggiornata.
Ogni sera dedica alcuni minuti a scrivere un elenco degli impegni
che ti attendono il giorno dopo.
Chiedi aiuto alla tua segretaria, se necessario.
Verifica di aver portato a termine tutti i compiti che ti eri prefissato.

Se non hai avuto il tempo di dedicarti a qualcuno di essi,
mettili all'inizio del giorno successivo.
Nel corso della giornata, abituati a cancellare dall'elenco
i compiti che sono già stati conclusi.
Non è solo una questione di ordine:
che soddisfazione vedere il proprio lavoro avanzare concretamente!
Annota con cura i numeri di telefono che i colleghi ti danno ogni giorno.
Conserva i biglietti da visita e ogni sera aggiorna l'agenda.